Diese Fehler begehen Handwerker bei der Buchhaltung am häufigsten
Die häufigsten Fehler in der Buchhaltung bei Handwerkern
Wer im Handwerk arbeitet, kann sich in den letzten Jahren über eine Menge Kunden und gut gefüllte Auftragsbücher freuen – zumindest dann, wenn der Laden läuft. Gerade weil Handwerker ausdauernd von früh bis spät bei der Arbeit sind, bleibt die so wichtige Buchhaltung häufig auf der Strecke. Ungenaue Aufzeichnungen oder falsche Angaben sieht die Steuerverwaltung allerdings gar nicht gerne. Fehler in der Buchhaltung können Handwerker schlimmstenfalls teuer zu stehen kommen.
Alle Belege in einem Karton und Steuererklärungen auf die Schnelle
Für die Buchhaltung sollten Handwerksbetriebe ausreichend Zeit einplanen und auf ein Ordnungssystem zurückgreifen. Bildquelle: jackmac34 / pixabay.com
In kaum einer anderen Branche ist die Buchhaltung und die Abgabe von Steuererklärungen so verhasst, wie im Handwerk – logisch, denn wer den ganzen Tag hart arbeitet, nebenbei noch neue Kunden durch Marketing gewinnen und über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben muss, der hat häufig weder Zeit noch Musse dafür.
Da der „Papierkram“ trotzdem erledigt werden muss, schleichen sich bei der Buchhaltung von Handwerkern oft kostspielige Fehler ein. So werden beispielsweise alle für den Betrieb relevanten Belege in einem grossen Karton oder an unterschiedlichen Orten aufbewahrt, womöglich gemeinsam mit Belegen und Rechnungen aus anderen Geschäftsjahren oder mit privaten Aufzeichnungen.
Dieses Durcheinander erschwert die steuerlich korrekte Erfassung der Einnahmen und Ausgaben, sodass die einzelnen Erklärungen nicht nur bedeutend fehleranfälliger werden, sondern auch viel länger dauern. Gerade wenn die Steuererklärungen dann auch noch auf die Schnelle am letzten Tag der Frist abgegeben werden, ist Chaos vorprogrammiert.
Besser ist die Vorgehensweise, alles nach Jahren und betrieblichen sowie privaten Ausgaben geordnet an einem zentralen Ort aufzubewahren und mindestens eine Woche vor Fristablauf mit der Steuererklärung anzufangen.
Jeder macht ein bisschen Buchhaltung und schmeisst Wichtiges weg
Doch es gibt in handwerklichen Betrieben noch weitere Fehlerquellen bei der Buchhaltung, deren Beseitigung durch die simple Beachtung organisatorischer Grundregeln bewerkstelligt werden kann.
Häufig kommt es vor allem bei kleinen und mittleren Betrieben vor, dass irgendwie jeder ein bisschen Buchhaltung macht. Der Chef macht nach Feierabend noch kurz eine Rechnung von zu Hause fertig, die Mitarbeiter im Büro wechseln sich bei der Buchhaltung ab und niemand weiss, was der andere schon erledigt hat.
Ist ein handwerklicher Betrieb nicht in der glücklichen Lage, sich einen Mitarbeiter leisten zu können, der ausschliesslich für die Buchhaltung verantwortlich ist, sollten alle Zuständigkeiten und Aufgaben klar geordnet und formal zugeteilt werden. Umgesetzt werden kann dies z.B. durch die Verwendung von:
- Zentralisierten Programmen
- Klar deklarierten Ordnern und Mappen
- Aussagekräftigen Namenskürzeln
Klare Regeln sollten im handwerklichen Betrieb auch bezüglich der Aufbewahrung alter Steuerunterlagen herrschen. Per Gesetz müssen alle relevanten Belege für mehrere Jahre aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf der Steuerverwaltung vorzeigen zu können. Deshalb gilt: Was weg kann, gehört klar gekennzeichnet – was noch benötigt wird, hat auf der Ablage P nichts zu suchen.
Buchhaltung nur nach Gefühl und keine Hinzuziehung von Experten
Steuerrecht gehört zu den kompliziertesten Rechtsgebieten, weshalb im Zweifelsfall lieber ein Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte. Bildquelle: geralt / pixabay.com
Die schwerwiegendste und potenziell kostspieligste Fehlerquelle besteht in der Abgabe inhaltlich unzutreffender Steuererklärungen mangels ausreichenden Know-hows. Wer selbständig ist, hat die Pflicht, sich mit Steuergesetzen auseinanderzusetzen – zumindest, wenn die betreffenden Erklärungen in Eigenregie abgegeben werden sollen.
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Tut man das nicht, kann es schlimmstenfalls richtig teuer werden, zumal auch schnell der Verdacht der bewussten Steuerhinterziehung im Raume stehen kann, wenn beispielsweise einfach nur Belege verschwunden sind.
Auch dann, wenn für die Bearbeitung der Steuerangelegenheiten ein Steuerberater zu Rate gezogen wird, ist die Beschäftigung mit steuerlichen Thematiken für Chefs unerlässlich, da sich mit einer adäquaten und intelligenten betrieblichen Arbeits- sowie Organisationsstruktur Steuern sparen lassen.
Zusammenfassend lässt sich daher festhalten, dass Steuern für handwerkliche Betriebe ein denkbar ungünstiges Themenfeld sind, um Zeit und Geld zu sparen, da eine solide Buchhaltung das Grundgerüst eines funktionierenden Betriebes darstellt.